Menu
Uw boekingen

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

 

ALGEMENE BEPALINGEN

  1. Ontmoetingscentrum Halleman wordt beheerd door de VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven, bereikbaar op gsm-nr 0497 63 94 66

  2. De VZW VPZ GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven heeft het recht de prijzen van gebruiksvergoeding, alsmede drankprijzen en energiekosten aan te passen.

  3. Indien de contractant een activiteit wil organiseren die de levensbeschouwelijke overtuiging van de eigenaar van het gebouw laakt, hetzij door enig woord, daad of publicatie die rechtstreeks verband houdt met de in te richten activiteit, kan het gebruik van de infrastructuur geweigerd worden.

  4. Ontmoetingscentrum Halleman omvat volgende infrastructuur:
    • Polyvalente zaal met podium/balkon;
    • Keuken wordt enkel op maandag-dinsdag-woensdag of donderdag afzonderlijk verhuurd;
    • Vergaderzaal INKOM (wordt niet afzonderlijk verhuurd op zaterdag, zondag of op feestdagen, ook niet in combinatie met de keuken);
    • Vergaderzaal LOKAAL ZWAM. Alle dagen beschikbaar. In combinatie met de keuken kan enkel van maandag tot en met donderdag verhuurd worden. (huur in weekend kan indien keuken dan beschikbaar).

  5. De gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de beschreven lokalen inclusief sanitaire blok, beschikbare meubilair, desgevallend keukenmateriaal en het gebruik van verlichting en verwarming. De overeenkomst loopt op de huurdatum van 10.00 uur tot 05.00 uur van de daaropvolgende dag.

  6. Het ter beschikking stellen aan derden is nooit toegelaten, ook niet als deze gratis is, en geeft aanleiding tot vernietiging van het contract.

  7. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen die voorkomen gedurende de periode van gebruik van het ontmoetingscentrum en de bijhorende installaties. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de contractant van het ontmoetingscentrum.

  8. De contractant is steeds verantwoordelijk voor de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid. In deze zin is de contractant steeds verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal, zowel door hemzelf, zijn medewerkers als door zijn publiek aangebrachte schade. De verantwoordelijkheid geldt voor alle schade aangebracht voor, tijdens en na of ten gevolge van de activiteit, die door de contractant is georganiseerd.

  9. De toegang tot het technisch lokaal is voor iedereen, uitgezonderd de contactpersonen van het O.C. Halleman, verboden. De toegangsweg (buiten) tot de zaal en de aanpalende gebouwen links van de zaal, is tevens een evacuatieweg en deze blijft dus ten allen tijde vrij voor toegang van bewoners, jeugdbeweging en hulpdiensten. De toegangsweg rechts van de zaal tot het voetbalveld blijft ten allen tijde vrij. Een buitenlocatie voor het evt. plaatsen van bvb. een tent, frietkraam, springkasteel e.d. dient vooraf besproken te worden met de contactpersoon van het ontmoetingscentrum die al dan niet akkoord geeft.

  10. In het ontmoetingscentrum worden maximum 265 personen toegelaten. In vergaderzaal Zwam zijn dit 65 personen.

 

RESERVERINGEN

  1. Indien je het Ontmoetingscentrum Halleman op voorhand wenst te bezichtigen, kan je dit aanvragen via info@halleman.be.

  2. Het bestuur heeft altijd het recht om aanvragen te weigeren.

  3. De reservering dient te gebeuren middels eerst te registeren via ‘aanmelden’ en na goedkeuring van de reservatie verantwoordelijke. Alles gebeurt via de website.
  4. Reserveringsformulieren zijn slechts geldig indien ze volledig zijn ingevuld door de verantwoordelijke van de organiserende partij of vereniging. Een reserveringsformulier is pas geldig nadat de contractant een bevestigingsmail ontvangen heeft.
    Het reserveringsformulier dient steeds op naam te staan van een meerderjarig persoon.
    De door het Ontmoetingscentrum aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) treedt op als aanspreekpunt bij het gebruik van het ontmoetingscentrum.
  1. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan in uitzonderlijke gevallen beslissen om het ontmoetingscentrum Halleman aan andere tarieven ter beschikking te stellen.

  2. Op elke aanvraag dient een gedetailleerde omschrijving ingevuld te worden van de geplande activiteit.

  3. Bij de reserveringsperiode dient volgende termijn in acht genomen te worden.:
    • Zwam, Inkomzaal en keuken: 2 weken op voorhand
    • Polyvalente zaal: 4 weken op voorhand

  4. Iedere contractant wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook na te leven.

  5. Indien mocht blijken dat de contractant verkeerde informatie doorgeeft bij reservering, of zich niet conform de reglementering gedraagt, kan de gebruiksovereenkomst eenzijdig verbroken worden. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan echter op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor kosten ten gevolge van deze annulatie.

  6. Sleutels worden slechts afgegeven op de dag van de activiteit op het afgesproken uur met de aangeduide contactpersoon. Het afleveren van de sleutels gebeurt na controle en ondertekening van de inventaris op de afgesproken data en uur vermeld in gebruiksovereenkomst. De huurperiode loopt van 10.00 uur tot 05.00 uur van de daaropvolgende dag.

  7. Indien de contractant de gebruiksovereenkomst annuleert tot en met een termijn van 14 dagen voor de voorziene gebruiksperiode, wordt de huursom volledig teruggestort, indien de annulering gebeurt tot een termijn van 7 dagen voor de voorziene gebruiksperiode dan wordt de huursom teruggestort voor de helft, latere annuleringen kunnen aanleiding geven tot inhouding van de huursom (beslissing ligt bij VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven). De annulering wordt enkel afgehandeld via mail (reservatie@halleman.be).

  8. Wanneer door overmacht het ontmoetingscentrum niet ter beschikking van de contractant kan gesteld worden kan de gebruiksovereenkomst door de VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven worden opgezegd, zonder verantwoordelijk te zijn voor de daarmee gepaard gaande gevolgen voor de gebruiker. In geen geval heeft de contractant recht op enige schadevergoeding wegens een dergelijke opzegging. VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven stelt de contractant zo vlug mogelijk op de hoogte.

  9. Indien de zaal meer dan 6 maanden voor de activiteit wordt gehuurd zal de afrekening van het resterende saldo berekend worden aan de dan geldende huur- en energieprijzen. De drankprijzen worden altijd gerekend aan de verkoopprijs van het moment van de activiteit.

 

VOOR DE ACTIVITEIT

  1. De contractant is zelf gehouden tot de betaling van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, billijke vergoeding e.d. verbonden aan de activiteit. Hij verbindt zich er tevens toe de geldende wetten o.a. m.b.t. leeftijdsgrens, geluidsoverlast en openbare orde na te leven.
  2. Het ophangen van reclame, affiches enz. van welke aard ook dient steeds te gebeuren in overleg met de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) en mag enkel in de daartoe voorziene houders.
  3. Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens afspraak met de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) maar mag nooit een voorgaande of volgende activiteit storen.

  4. De contractant informeert zich vooraf over de werking van brandhaspels, poederblusapparaten, nooduitgang en noodverlichting, verwarming, ventilators.

  5. Alle schikkingen die niet voorzien zijn in dit reglement, dienen vooraf besproken te worden met de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger)

TIJDENS DE ACTIVITEIT

  1. Het is verboden om ramen, deuren, muren, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Er mag geen enkel hechtingsmiddel (o.a. plakband, nietjes, …) aangebracht worden. Het is ten strengste verboden enig materiaal aan het plafond vast te maken. Het gebruik van licht ontbrandbare materialen of andere materialen die een verhoogd risico voor de brandveiligheid inhouden zijn strikt verboden. Het beschikbare meubilair is niet weerbestendig en daarom uitsluitend bedoeld voor gebruik IN het gebouw. Kaarsen in schalen mogen ook buiten niet gebruikt worden o.w.v. beschadiging door kaarsvet.

  2. Bijkomende elektrische leidingen dienen genormaliseerd te zijn en voldoen aan de wettelijke reglementeringen.
  3. De contractant kan de verwarming deels zelf bedienen. De ketels worden aangezet door de contactpersoon/vervanger. De contractant moet de sturing voor de ketels (ruimtethermostaat + pompen) van de ruimtes (inkom en/of zaal) zelf AANZETTEN en UITSCHAKELEN. In de inkomhal is er ook een luchtgordijn boven de inkomdeur, dat bediend kan worden door de gebruiker. De richtlijnen worden gegeven door de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) en zijn terug te vinden op het infopaneel. 

    Er is ook een ventilatiesysteem aanwezig. Het ventilatiesysteem in de toiletten werkt op de lichtschakelaars. De plafondventilators in de zaal kunnen worden bediend met een schakelaar in de zaal. Deze plafondventilators kunnen koelte brengen (zomer) of de warmte naar beneden blazen (winter). De aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) zal de ventilatoren in de juiste stand zetten.

    Er zijn ook 2 grote ventilators voor grotere evenementen: één ventilator die lucht aanzuigt en één ventilator die lucht uitblaast. Beiden hebben een snelheidsregelaar.

  1. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De contractant is absoluut verplicht de nooduitgangen open te sluiten en een vrije doorgang via de nooduitgang te voorzien. Het is derhalve verboden de nooduitgangen af te schermen of er obstakels voor of achter te plaatsen. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandveiligheid in het gedrang brengen zijn verboden. De nooduitgang kan ook niet gebruikt worden als bijkomende ingang van personen.
  2. De contractant zal de ruimte en de buurt beheren als een goede huisvader d.w.z.: - hij ziet erop toe dat het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
    • geen activiteit zal organiseren die een inbreuk zijn op de openbare en goede zeden
    • de openbare weg en inrit naast het ontmoetingscentrum vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten
    • het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt
    • de beplanting en meubilair van de voortuin gerespecteerd wordt
    • de contractant dient in het bezit te zijn van alle eventueel benodigde vergunningen (stadsbestuur, auteursrechten, ...);
    • de contractant houdt rekening met de wettelijke en gemeentelijke verordeningen Politiecodex politiezone Getevallei - Stad Zoutleeuw

  3. Elke contractant dient steeds vrije toegang te verschaffen aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) en dit op iedere tijdstip.

  4. Om geluidshinder te voorkomen dienen de deuren naar buiten (toegangsdeuren en nooduitgangen) dicht te blijven. De geluidssterkte moet beperkt blijven tot de geluidswaarden die bij wet bepaald zijn. Niet naleving kan tot stopzetting van de activiteit leiden.
  5. De contractant ziet erop toe dat het rookverbod in het ontmoetingscentrum. Halleman wordt nageleefd. Eventuele boetes zijn ten zijne laste.

  6. Het ontmoetingscentrum Halleman beschikt in de polyvalente zaal over een geluidsinstallatie die gratis ter beschikking wordt gesteld. Deze installatie wordt NIET gebruikt door DJ’s. Voor bals, danspartijen bij feesten e.d.,  moet de contractant een eigen geluidsinstallatie voorzien. Niet naleving kan tot stopzetting van de activiteit leiden.

 

DRANKVERBRUIK

  1. De contractant heeft kennis van het exclusiviteitscontract van de drankenhandelaar wat betreft de drankenleveringen, uitgezonderd warme dranken en (schuim)wijnen. Dit betekent dat de contractant verplicht is alle dranken van het ontmoetingscentrum af te nemen (ook fruitsappen).

    Indien wordt vastgesteld dat de contractant desondanks dranken schenkt die niet afgenomen worden van het gemeenschapscentrum zal een schadevergoeding aangerekend worden van €250, vermeerderd met de overeenstemmende schade die het ontmoetingscentrum heeft geleden.
  1. Wanneer u als contractant gebruiksvergoeding betaalt voor het ontmoetingscentrum, betaalt u de drank afzonderlijk en zal u na de activiteit van de VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven een afrekening voor het drankverbruik ontvangen.

  2. Bestellingen van drank voor grote activiteiten worden door de contractant minstens één week op voorhand aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) doorgegeven. Het ontmoetingscentrum Halleman doet zelf de nodige bestelling bij de brouwer, maar kan echter niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventueel dranktekort tijdens de activiteit.

  3. Sponsoring van dranken mag enkel mits akkoord van  het ontmoetingscentrum. Wanneer er drank gesponsord wordt, moet dit altijd gebeuren via de brouwer van het ontmoetingscentrum Halleman. De gesponsorde drank wordt (samen met de niet-gesponsorde dranken) aangerekend op de factuur. U kan de waarde van de gesponsorde drank via onze brouwer recupereren.
  4. De inventaris wordt verplicht voor aanvang en na de activiteit opgemaakt en ondertekend voor akkoord.

  5. Ontmoetingscentrum Halleman beschikt over een ingerichte toog met de nodige voorraad glazen.
  6. De contractant staat zelf in voor het bijvullen van de koelkasten. Na gebruik worden lege én geopende flessen gesorteerd per soort en in de juiste kratten geplaatst. Schikking van de goederen in de frigo en kasten na activiteit moet gerespecteerd worden.

    Begonnen flessen (vaten) worden aangerekend als volledig verbruikt.

 

NA DE ACTIVITEIT

  1. Het poetsen van het ontmoetingscentrum wordt uitgevoerd door VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven, die hiervoor een vergoeding aanrekent die in verhouding staat tot de gehuurde lokalen. Bij elke activiteit wordt van de contractant verwacht dat hij het pand in onberispelijke staat achterlaat. Alle gehuurde ruimtes worden altijd volledig opgeruimd. Wanneer de gehuurde ruimtes niet zijn opgeruimd en tafels en stoelen niet zijn teruggeplaatst zoals vermeld in het huishoudelijk reglement  en/of  richtlijnen, wordt hiervoor €15 per uur aangerekend. Deze wordt verrekend bij de afrekening.

  2. Er wordt op toegezien dat alle zwerfvuil verwijderd is.

  3. De contractant wast en droogt al het gebruikte materiaal : drankglazen, servies, keukengerief e.a. en bergt het in de daartoe voorziene ruimten. Schikking van de goederen in de kasten na activiteit moet gerespecteerd worden.

  4. De contractant is verantwoordelijk voor het doven van de lichten, uitschakelen verwarming/ventilatoren, terugplaatsen van de tafels en stoelen op de voorziene plaatsen en het wegnemen van alle persoonlijke eigendommen/versiersels. Hij staat tevens in voor het sluiten van buitendeuren.

  5. Afval dient gesorteerd te worden, lege flessen dienen door de contractant zelf naar de glascontainer gebracht te worden. Papier en karton worden eveneens meegenomen door de contractant . Voor het restafval stelt het ontmoetingscentrum Halleman afvalzakken van 100 L ter beschikking. Hiervoor wordt €10 per zak aangerekend. Het restafval mag uiteraard ook door de contractant meegenomen worden.

  6. De aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) zal de dag na de activiteit op het afgesproken uur met de contractant de controle van de ruimten uitvoeren en het drankverbruik noteren. De contractant stelt de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) op de hoogte van eventuele defecten en schade. Na ondertekening van akkoord door beide partijen wordt de sleutel afgegeven aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger).

  7. Elke schade door de contractant aangebracht, dient aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) gemeld te worden. De herstellingskosten worden volledig gedragen door de contractant. Deze kosten zullen bij de afrekening geteld worden.

  8. Reserveringen, overeenkomsten, betalingen,… gebeuren steeds met een persoon die ter persoonlijke titel of uit hoofde van de vereniging verantwoordelijk is.

 

GEBRUIK VAN DE KEUKEN

  1. Alvorens de keuken wordt gebruikt is de contractant verplicht:

    • De inventaris van het beschikbare materiaal te controleren. Indien hij hier opmerkingen op heeft dient hij die voor het in gebruik nemen van de keuken te melden aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger).
    • De gebruiksaanwijzing betreffende de werking van de apparaten te lezen en toe te passen.
    • Te controleren of alle apparaten in de keuken in goede staat zijn op het ogenblik van ingebruikname. Is dit niet het geval dan meldt hij dit voor zijn activiteit.
    • De contractant verbindt er zich toe de kosten, voor de beschadiging of het verlies van de gebruikte materialen en/of apparaten, voor zijn rekening te nemen.

  2. De keuken, alsmede het bestek, kookmateriaal, apparaten en ovens dienen onmiddellijk na gebruik volledig gepoetst te worden en op hun plaats gezet worden. De materialen van de keuken mogen niet buiten het ontmoetingscentrum gebruikt worden.

  3. De contractant kan gebruik maken van de 2 friteuses. Deze hebben elk een inhoud van 8 liter. Er mag enkel FRITUUROLIE worden gebruikt, want na gebruik moet de contractant de olie aflaten, meenemen en de friteuses schoonmaken. Er is tevens een vaatwasser beschikbaar voor de gebruiker. De vaatwasser wordt gebruikt volgens de richtlijnen die aan de muur zijn bevestigd, boven de vaatwasser. Om een goed resultaat te bekomen wordt zeer vuile vaat best gereinigd met de waterslang boven de afwastafel.

  4. De inox werktafels, wastafels en alle gebruikte toestellen worden grondig gepoetst door de gebruiker. Enkel de vloer van de keuken wordt gepoetst door het ontmoetingscentrum Halleman.
  5. Vaatdoeken, keukenhanddoeken en afwasproduct worden door de contractant zelf meegebracht.

  6. In de keuken bevindt zich een automatische brandblusinstallatie boven de friteuses, een brandblusapparaat en een branddeken. De contractant bevestigt kennis genomen te hebben van de plaats en het gebruik van deze apparaten.
  7. In de directe omgeving van keukentoestellen mogen geen licht ontvlambare materialen aanwezig zijn.

 

AFREKENING

Alle betalingen gebeuren via overschrijving op rekeningnummer BE04 7343 2707 6531  van VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven, Dungelstraat 15 te 3440 Zoutleeuw, uiterlijk 14 dagen na factuurdatum.

Betwistingen van de afrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 7 dagen na factuurdatum.