Huishoudelijk reglement
ALGEMENE BEPALINGEN
- Ontmoetingscentrum Halleman wordt
beheerd door de VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven, bereikbaar
op gsm-nr 0497 63 94 66
- De VZW VPZ GELALIZO, afdeling
Halle-Booienhoven heeft het recht de prijzen van gebruiksvergoeding,
alsmede drankprijzen en energiekosten aan te passen.
- Indien de contractant een
activiteit wil organiseren die de levensbeschouwelijke overtuiging van de
eigenaar van het gebouw laakt, hetzij door enig woord, daad of publicatie
die rechtstreeks verband houdt met de in te richten activiteit, kan het
gebruik van de infrastructuur geweigerd worden.
- Ontmoetingscentrum Halleman omvat volgende
infrastructuur:
- Polyvalente
zaal met podium/balkon;
- Keuken
wordt enkel op maandag-dinsdag-woensdag of donderdag afzonderlijk
verhuurd;
- Vergaderzaal
INKOM (wordt niet afzonderlijk verhuurd op zaterdag, zondag of op
feestdagen, ook niet in combinatie met de keuken);
- Vergaderzaal
LOKAAL ZWAM. Alle dagen beschikbaar. In combinatie met de keuken kan
enkel van maandag tot en met donderdag verhuurd worden. (huur in weekend
kan indien keuken dan beschikbaar).
- De
gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de beschreven lokalen
inclusief sanitaire blok, beschikbare meubilair, desgevallend
keukenmateriaal en het gebruik van verlichting en verwarming. De
overeenkomst loopt op de huurdatum van 10.00 uur tot 05.00 uur van de
daaropvolgende dag.
- Het ter
beschikking stellen aan derden is nooit toegelaten, ook niet als deze
gratis is, en geeft aanleiding tot vernietiging van het contract.
- De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan nooit
aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen die voorkomen
gedurende de periode van gebruik van het ontmoetingscentrum en de
bijhorende installaties. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven
kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging
van materiaal dat toebehoort aan de contractant van het
ontmoetingscentrum.
- De contractant is steeds verantwoordelijk voor de burgerlijke en
contractuele aansprakelijkheid. In deze zin is de contractant steeds
verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het
materiaal, zowel door hemzelf, zijn medewerkers als door zijn publiek
aangebrachte schade. De verantwoordelijkheid geldt voor alle schade
aangebracht voor, tijdens en na of ten gevolge van de activiteit, die door
de contractant is georganiseerd.
- De toegang tot het technisch lokaal is voor iedereen, uitgezonderd
de contactpersonen van het O.C. Halleman, verboden. De toegangsweg
(buiten) tot de zaal en de aanpalende gebouwen links van de zaal, is tevens een evacuatieweg en deze blijft dus ten allen tijde vrij
voor toegang van bewoners, jeugdbeweging en hulpdiensten. De toegangsweg rechts van de zaal tot het voetbalveld blijft ten allen tijde vrij. Een buitenlocatie voor het evt. plaatsen van bvb. een tent, frietkraam,
springkasteel e.d. dient vooraf besproken te worden met de
contactpersoon van het ontmoetingscentrum die al dan niet akkoord geeft.
- In het ontmoetingscentrum worden maximum 265 personen toegelaten. In vergaderzaal Zwam zijn dit 65 personen.
RESERVERINGEN
- Indien je het Ontmoetingscentrum Halleman op voorhand wenst te
bezichtigen, kan je dit aanvragen via info@halleman.be.
- Het bestuur heeft altijd het recht om aanvragen te weigeren.
- De reservering dient te gebeuren middels eerst te registeren via
‘aanmelden’ en na goedkeuring van de reservatie verantwoordelijke. Alles
gebeurt via de website.
- Reserveringsformulieren zijn slechts geldig indien ze volledig zijn
ingevuld door de verantwoordelijke van de organiserende partij of
vereniging. Een reserveringsformulier is pas geldig nadat de contractant
een bevestigingsmail ontvangen heeft.
Het reserveringsformulier dient steeds op naam te staan van een meerderjarig persoon.
- De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan in
uitzonderlijke gevallen beslissen om het ontmoetingscentrum Halleman aan andere tarieven ter beschikking te stellen.
- Op elke aanvraag dient een gedetailleerde omschrijving ingevuld te
worden van de geplande activiteit.
- Bij de reserveringsperiode dient
volgende termijn in acht genomen te worden.:
- Zwam,
Inkomzaal en keuken: 2 weken op voorhand
- Polyvalente zaal: 4 weken op voorhand
- Iedere contractant wordt
verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook
na te leven.
- Indien mocht blijken dat de
contractant verkeerde informatie doorgeeft bij reservering, of zich niet
conform de reglementering gedraagt, kan de gebruiksovereenkomst eenzijdig
verbroken worden. De VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven kan echter op
geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor kosten ten gevolge van
deze annulatie.
- Sleutels worden slechts
afgegeven op de dag van de activiteit op het afgesproken uur met de aangeduide
contactpersoon. Het afleveren van de sleutels gebeurt na controle en
ondertekening van de inventaris op de afgesproken data en uur vermeld in
gebruiksovereenkomst. De huurperiode loopt van 10.00 uur tot 05.00 uur van de
daaropvolgende dag.
- Indien de contractant de gebruiksovereenkomst annuleert tot en met
een termijn van 14 dagen voor de voorziene gebruiksperiode, wordt de
huursom volledig teruggestort, indien de annulering gebeurt tot een
termijn van 7 dagen voor de voorziene gebruiksperiode dan wordt de huursom
teruggestort voor de helft, latere annuleringen kunnen aanleiding geven
tot inhouding van de huursom (beslissing ligt bij VZW VPW GELALIZO,
afdeling Halle-Booienhoven). De annulering wordt enkel afgehandeld via
mail (reservatie@halleman.be).
- Wanneer door overmacht het ontmoetingscentrum niet ter beschikking
van de contractant kan gesteld worden kan de gebruiksovereenkomst door de
VZW VPW GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven worden opgezegd, zonder
verantwoordelijk te zijn voor de daarmee gepaard gaande gevolgen voor de
gebruiker. In geen geval heeft de contractant recht op enige
schadevergoeding wegens een dergelijke opzegging. VZW VPW GELALIZO,
afdeling Halle-Booienhoven stelt de contractant zo vlug mogelijk op de
hoogte.
- Indien de zaal meer dan 6
maanden voor de activiteit wordt gehuurd zal de afrekening van het resterende
saldo berekend worden aan de dan geldende huur- en energieprijzen. De
drankprijzen worden altijd gerekend aan de verkoopprijs van het moment
van de activiteit.
VOOR DE ACTIVITEIT
- De contractant is zelf gehouden tot de betaling van alle mogelijke
taksen, belastingen, auteursrechten, billijke vergoeding e.d. verbonden
aan de activiteit. Hij verbindt zich er tevens toe de geldende wetten o.a.
m.b.t. leeftijdsgrens, geluidsoverlast en openbare orde na te leven.
- Het ophangen van reclame, affiches enz. van welke aard ook dient
steeds te gebeuren in overleg met de aangeduide contactpersoon (of zijn
vervanger) en mag enkel in de daartoe voorziene houders.
- Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens afspraak
met de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) maar mag nooit een
voorgaande of volgende activiteit storen.
- De contractant informeert zich vooraf over de werking van
brandhaspels, poederblusapparaten, nooduitgang en noodverlichting,
verwarming, ventilators.
- Alle schikkingen die niet voorzien zijn in dit reglement, dienen vooraf besproken te worden met de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger)
TIJDENS DE ACTIVITEIT
- Het is verboden om ramen,
deuren, muren, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Er
mag geen enkel hechtingsmiddel (o.a. plakband, nietjes, …) aangebracht worden.
Het is ten strengste verboden enig materiaal aan het plafond vast te maken. Het
gebruik van licht ontbrandbare materialen of andere materialen die een verhoogd
risico voor de brandveiligheid inhouden zijn strikt verboden. Het beschikbare
meubilair is niet weerbestendig en daarom uitsluitend bedoeld voor gebruik IN
het gebouw. Kaarsen in schalen mogen ook buiten niet gebruikt worden o.w.v.
beschadiging door kaarsvet.
- Bijkomende elektrische leidingen dienen
genormaliseerd te zijn en voldoen aan de wettelijke reglementeringen.
- De contractant kan de verwarming
deels zelf bedienen. De ketels worden aangezet door de
contactpersoon/vervanger. De contractant moet de sturing voor de ketels
(ruimtethermostaat + pompen) van de ruimtes (inkom en/of zaal) zelf
AANZETTEN en UITSCHAKELEN. In de inkomhal is er ook een luchtgordijn boven
de inkomdeur, dat bediend kan worden door de gebruiker. De richtlijnen
worden gegeven door de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) en
zijn terug te vinden op het infopaneel.
Er is ook een ventilatiesysteem aanwezig. Het ventilatiesysteem in de toiletten werkt op de lichtschakelaars. De plafondventilators in de zaal kunnen worden bediend met een schakelaar in de zaal. Deze plafondventilators kunnen koelte brengen (zomer) of de warmte naar beneden blazen (winter). De aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger) zal de ventilatoren in de juiste stand zetten.
Er zijn ook 2 grote ventilators voor grotere evenementen: één ventilator die lucht aanzuigt en één ventilator die lucht uitblaast. Beiden hebben een snelheidsregelaar.
- De noodverlichting mag
nooit uitgeschakeld worden. De contractant is absoluut verplicht de
nooduitgangen open te sluiten en een vrije doorgang via de nooduitgang te
voorzien. Het is derhalve verboden de nooduitgangen af te schermen of er
obstakels voor of achter te plaatsen. Alle handelingen die de wettelijke
voorzieningen inzake brandveiligheid in het gedrang brengen zijn verboden. De nooduitgang kan ook niet
gebruikt worden als bijkomende ingang van personen.
- De contractant zal de ruimte en de
buurt beheren als een goede huisvader d.w.z.: - hij ziet erop toe dat het
publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
- geen activiteit zal organiseren
die een inbreuk zijn op de openbare en goede zeden
- de openbare weg en inrit naast
het ontmoetingscentrum vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten
- het maximum toegelaten
publieksaantal niet overschreden wordt
- de beplanting en meubilair van de
voortuin gerespecteerd wordt
- de contractant dient in het bezit te zijn
van alle eventueel benodigde vergunningen (stadsbestuur, auteursrechten,
...);
- de contractant houdt rekening met
de wettelijke
en gemeentelijke verordeningen Politiecodex politiezone Getevallei - Stad Zoutleeuw
- Elke contractant dient steeds
vrije toegang te verschaffen aan de aangeduide contactpersoon (of zijn
vervanger) en dit op iedere tijdstip.
- Om geluidshinder te voorkomen
dienen de deuren naar buiten (toegangsdeuren en nooduitgangen) dicht te
blijven. De geluidssterkte moet beperkt blijven tot de geluidswaarden die
bij wet bepaald zijn. Niet naleving kan tot stopzetting van de activiteit
leiden.
- De contractant ziet erop toe dat
het rookverbod in het ontmoetingscentrum. Halleman wordt nageleefd.
Eventuele boetes zijn ten zijne laste.
- Het ontmoetingscentrum Halleman
beschikt in de polyvalente zaal over een geluidsinstallatie die gratis ter
beschikking wordt gesteld. Deze installatie wordt NIET gebruikt door DJ’s.
Voor bals, danspartijen bij feesten e.d., moet de contractant een
eigen geluidsinstallatie voorzien. Niet naleving kan tot stopzetting van
de activiteit leiden.
DRANKVERBRUIK
- De contractant heeft kennis van
het exclusiviteitscontract van de drankenhandelaar wat betreft de
drankenleveringen, uitgezonderd warme dranken en (schuim)wijnen. Dit betekent
dat de contractant verplicht is alle dranken van het ontmoetingscentrum af
te nemen (ook fruitsappen).
Indien wordt vastgesteld dat de contractant desondanks dranken schenkt die niet afgenomen worden van het gemeenschapscentrum zal een schadevergoeding aangerekend worden van €250, vermeerderd met de overeenstemmende schade die het ontmoetingscentrum heeft geleden.
- Wanneer u als contractant
gebruiksvergoeding betaalt voor het ontmoetingscentrum, betaalt u de drank
afzonderlijk en zal u na de activiteit van de VZW VPW GELALIZO, afdeling
Halle-Booienhoven een afrekening voor het drankverbruik ontvangen.
- Bestellingen van drank voor grote
activiteiten worden door de contractant minstens één week op
voorhand aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger)
doorgegeven. Het ontmoetingscentrum Halleman doet zelf de nodige
bestelling bij de brouwer, maar kan echter niet verantwoordelijk gesteld
worden voor eventueel dranktekort tijdens de activiteit.
- Sponsoring van dranken mag enkel
mits akkoord van het ontmoetingscentrum. Wanneer er drank gesponsord
wordt, moet dit altijd gebeuren via de brouwer van het ontmoetingscentrum
Halleman. De gesponsorde drank wordt (samen met de niet-gesponsorde dranken)
aangerekend op de factuur. U kan de waarde van de gesponsorde drank via
onze brouwer recupereren.
- De inventaris wordt verplicht voor aanvang en
na de activiteit opgemaakt en ondertekend voor akkoord.
- Ontmoetingscentrum Halleman
beschikt over een ingerichte toog met de nodige voorraad glazen.
- De contractant staat zelf in voor
het bijvullen van de koelkasten. Na gebruik worden lege én geopende
flessen gesorteerd per soort en in de juiste kratten geplaatst. Schikking
van de goederen in de frigo en kasten na activiteit moet gerespecteerd
worden.
Begonnen flessen (vaten) worden aangerekend als volledig verbruikt.
NA DE ACTIVITEIT
- Het poetsen van het
ontmoetingscentrum wordt uitgevoerd door VZW VPW GELALIZO, afdeling
Halle-Booienhoven, die hiervoor een vergoeding aanrekent die in verhouding
staat tot de gehuurde lokalen. Bij elke activiteit wordt van de
contractant verwacht dat hij het pand in onberispelijke staat
achterlaat. Alle
gehuurde ruimtes worden altijd volledig opgeruimd. Wanneer
de gehuurde ruimtes niet zijn opgeruimd en tafels en stoelen niet zijn
teruggeplaatst zoals vermeld in het huishoudelijk reglement
en/of richtlijnen, wordt hiervoor €15 per uur aangerekend. Deze
wordt verrekend bij de afrekening.
- Er wordt op toegezien dat alle zwerfvuil verwijderd
is.
- De contractant wast en
droogt al
het gebruikte materiaal : drankglazen, servies, keukengerief e.a. en bergt het in
de daartoe voorziene ruimten. Schikking van de goederen in de kasten na
activiteit moet gerespecteerd worden.
- De contractant is verantwoordelijk
voor het doven van de lichten, uitschakelen verwarming/ventilatoren, terugplaatsen
van de tafels en stoelen op de voorziene plaatsen en het wegnemen van alle
persoonlijke eigendommen/versiersels. Hij staat
tevens in voor het sluiten van buitendeuren.
- Afval dient gesorteerd te worden,
lege flessen dienen door de contractant zelf naar de glascontainer
gebracht te worden. Papier en karton worden eveneens meegenomen door de
contractant . Voor het restafval stelt het ontmoetingscentrum Halleman afvalzakken
van 100 L ter beschikking. Hiervoor wordt €10 per zak aangerekend. Het
restafval mag uiteraard ook door de contractant meegenomen worden.
- De aangeduide contactpersoon (of
zijn vervanger) zal de dag na de activiteit op het afgesproken uur met de
contractant de controle van de ruimten uitvoeren en het drankverbruik
noteren. De contractant stelt de aangeduide contactpersoon (of zijn
vervanger) op de hoogte van eventuele defecten en schade. Na ondertekening
van akkoord door beide partijen wordt de sleutel afgegeven aan de
aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger).
- Elke schade door de contractant
aangebracht, dient aan de aangeduide contactpersoon (of zijn vervanger)
gemeld te worden. De herstellingskosten worden volledig gedragen door de
contractant. Deze kosten zullen bij de afrekening geteld worden.
- Reserveringen, overeenkomsten,
betalingen,… gebeuren steeds met een persoon die ter persoonlijke titel of
uit hoofde van de vereniging verantwoordelijk is.
GEBRUIK VAN DE KEUKEN
- Alvorens de keuken wordt gebruikt is de
contractant verplicht:
- De inventaris van het beschikbare
materiaal te controleren. Indien hij hier opmerkingen op heeft dient hij
die voor het in gebruik nemen van de keuken te melden aan de aangeduide
contactpersoon (of zijn vervanger).
- De gebruiksaanwijzing betreffende de werking
van de apparaten te lezen en toe te passen.
- Te controleren of alle apparaten in de keuken
in goede staat zijn op het ogenblik van ingebruikname. Is dit niet het
geval dan meldt hij dit voor zijn activiteit.
- De contractant verbindt er zich
toe de kosten, voor de beschadiging of het verlies van de gebruikte
materialen en/of apparaten, voor zijn rekening te nemen.
- De keuken, alsmede het bestek, kookmateriaal,
apparaten en ovens dienen onmiddellijk na gebruik volledig gepoetst te
worden en op hun plaats gezet worden. De materialen van de keuken mogen
niet buiten het ontmoetingscentrum gebruikt worden.
- De contractant kan gebruik maken
van de 2 friteuses. Deze hebben elk een inhoud van 8 liter. Er mag enkel
FRITUUROLIE worden gebruikt, want na gebruik moet de contractant de olie
aflaten, meenemen en de friteuses schoonmaken. Er is tevens een vaatwasser
beschikbaar voor de gebruiker. De vaatwasser wordt gebruikt volgens de richtlijnen
die aan de muur zijn bevestigd, boven de vaatwasser. Om een goed resultaat
te bekomen wordt zeer vuile vaat best gereinigd met de waterslang boven de
afwastafel.
- De inox werktafels, wastafels en
alle gebruikte toestellen worden grondig gepoetst door de gebruiker. Enkel
de vloer van de keuken wordt gepoetst door het ontmoetingscentrum
Halleman.
- Vaatdoeken, keukenhanddoeken en
afwasproduct worden door de contractant zelf meegebracht.
- In de keuken bevindt zich een
automatische brandblusinstallatie boven de friteuses, een
brandblusapparaat en een branddeken. De contractant bevestigt kennis
genomen te hebben van de plaats en het gebruik van deze apparaten.
- In de directe omgeving van keukentoestellen
mogen geen licht ontvlambare materialen aanwezig zijn.
AFREKENING
Alle betalingen
gebeuren via overschrijving op rekeningnummer BE04 7343 2707 6531 van VZW VPW
GELALIZO, afdeling Halle-Booienhoven, Dungelstraat 15 te 3440 Zoutleeuw,
uiterlijk 14 dagen na factuurdatum.
Betwistingen van de
afrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 7 dagen na factuurdatum.